यहाँ पर Microsoft Excel से संबंधित सामान्य ज्ञान की सूची हिंदी में दी गई है: इन सामान्य ज्ञान से आप MS Excel के विभिन्न term को समझ सकते हैं।
1. MS Excel क्या है?
- MS Excel एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है, जो डेटा प्रबंधन, गणना और विश्लेषण के लिए उपयोग किया जाता है। यह Microsoft Office का हिस्सा है।
2. वर्कशीट (Worksheet) क्या होती है?
- वर्कशीट एक स्प्रेडशीट होती है, जिसमें डेटा को सेल्स (Cells) में रखा जाता है। एक वर्कबुक में कई वर्कशीट्स हो सकती हैं।
3. सेल (Cell) क्या होता है?
- सेल MS Excel का सबसे छोटा घटक है, जिसमें डेटा एंटर किया जाता है। सेल की पहचान कॉलम और रो के संयोजन से होती है, जैसे A1, B2 आदि।
4. फॉर्मूला (Formula) क्या होता है?
- फॉर्मूला एक गणितीय समीकरण होता है, जिसे किसी सेल में लिखा जाता है और यह अन्य सेल्स के डेटा पर आधारित होता है। यह ‘=’ चिह्न से शुरू होता है, जैसे =A1+B1।
5. फंक्शन (Function) क्या होता है?
- फंक्शन एक प्री-डिफाइंड फॉर्मूला होता है, जो विशेष गणना करने के लिए बनाया गया होता है। जैसे =SUM(A1), =AVERAGE(B1) आदि।
6. रेंज (Range) क्या होता है?
- एक रेंज एक समूह होता है, जिसमें एक से अधिक सेल्स होते हैं। उदाहरण: A1
- एक Range है, जिसमें A1 से A20 तक के सभी cells शामिल होते हैं।
7. MS Excel की फ़ाइल एक्सटेंशन क्या होती है?
- MS Excel की फ़ाइल का एक्सटेंशन .xlsx (Excel 2007 और उसके बाद) होता है। Excel 2003 और उससे पहले का एक्सटेंशन .xls होता था।
8. चार्ट्स (Charts) क्या होते हैं?
- चार्ट्स ग्राफिकल प्रतिनिधित्व होते हैं, जो डेटा को विज़ुअल रूप में दिखाते हैं। जैसे, बार चार्ट, पाई चार्ट, लाइन चार्ट आदि।
9. पिवट टेबल (Pivot Table) क्या होती है?
- पिवट टेबल एक शक्तिशाली टूल है, जो बड़ी मात्रा में डेटा का सारांश (Summary) बनाने और उसे विभिन्न तरीके से प्रस्तुत करने के लिए उपयोग किया जाता है।
10. शॉर्टकट्स (Shortcuts):
- Ctrl + C: कॉपी
- Ctrl + V: पेस्ट
- Ctrl + Z: पूर्ववत करें (Undo)
- Ctrl + Y: दोबारा करें (Redo)
- Ctrl + S: Save
11. ऑटोसम (AutoSum) क्या होता है?
- ऑटोसम एक Excel फंक्शन है जो जल्दी से संख्याओं का योग (Sum) करता है। यह होम टैब में उपलब्ध होता है और इसे शॉर्टकट के रूप में Alt + = से भी एक्सेस किया जा सकता है।
12. डेटा फ़िल्टरिंग (Data Filtering):
- डेटा फिल्टरिंग का उपयोग करके बड़ी डेटा शीट्स में से विशिष्ट जानकारी को फ़िल्टर किया जा सकता है।
13. MS Excel में शॉर्टकट की से नया वर्कबुक कैसे बनाएं?
- Ctrl + N से नई वर्कबुक बनाई जा सकती है।
14. डेटा वैलिडेशन (Data Validation):
- डेटा वैलिडेशन का उपयोग डेटा एंट्री को नियंत्रित करने के लिए किया जाता है, ताकि यूजर केवल सही जानकारी दर्ज कर सके।
15. मर्ज एंड सेंटर (Merge and Center):
- यह सुविधा कई सेल्स को एक सेल में मर्ज करने और टेक्स्ट को सेंटर में रखने के लिए उपयोग की जाती है।
16. डेटा सॉर्टिंग (Data Sorting):
- डेटा सॉर्टिंग का उपयोग डेटा को बढ़ते (Ascending) या घटते (Descending) क्रम में व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है। यह कॉलम के अनुसार किया जाता है।
17. कंडीशनल फॉर्मेटिंग (Conditional Formatting):
- कंडीशनल फॉर्मेटिंग एक टूल है, जो सेल्स को उनके कंटेंट के आधार पर विशेष फॉर्मेट (रंग, फ़ॉन्ट आदि) देने के लिए उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, आप किसी सेल में एक विशिष्ट नंबर होने पर उसे हाइलाइट कर सकते हैं।
18. फ़्रीज़ पेन (Freeze Panes):
- फ़्रीज़ पेन का उपयोग वर्कशीट के कुछ हिस्सों को स्थिर रखने के लिए किया जाता है, ताकि आप स्क्रॉल करने पर भी उन्हें देख सकें। उदाहरण के लिए, आप हेडर रो को फ़्रीज़ कर सकते हैं ताकि वह हमेशा स्क्रीन पर बनी रहे।
19. VLOOKUP फंक्शन:
- VLOOKUP एक लोकप्रिय Excel फंक्शन है, जो वर्टिकल कॉलम में किसी वैल्यू को खोजने के लिए उपयोग होता है। उदाहरण: =VLOOKUP(लुकअपवैल्यू, टेबलरेंज, कॉलमइंडेक्स, [सटीकमिलान])
20. HLOOKUP फंक्शन:
- HLOOKUP Function VLOOKUP के समान है, लेकिन यह Horizontally Row में वैल्यू खोजता है।
21. IF फंक्शन:
- IF फंक्शन का उपयोग तर्क (Logic) आधारित निर्णय लेने के लिए किया जाता है। उदाहरण: =IF(A1>10, “Yes”, “No”)। अगर A1 की वैल्यू 10 से ज्यादा है, तो “Yes” रिटर्न करेगा, अन्यथा “No”।
22. COUNTIF फंक्शन:
- COUNTIF फंक्शन का उपयोग किसी शर्त के आधार पर सेल्स की संख्या गिनने के लिए किया जाता है। उदाहरण: =COUNTIF(A1
- , “>5”) – यह 5 से अधिक संख्या वाले सेल्स की गिनती करेगा।
23. मल्टीपल शीट्स के बीच डेटा लिंकिंग:
- आप MS Excel में एक वर्कशीट से दूसरी वर्कशीट में डेटा को लिंक कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक वर्कशीट में किसी सेल का रेफरेंस दूसरी वर्कशीट में दे सकते हैं, जैसे =Sheet2!A1।
24. टेक्स्ट टू कॉलम्स (Text to Columns):
- यह टूल एक कॉलम में मौजूद टेक्स्ट को विभाजित (Split) करने के लिए उपयोग किया जाता है, जैसे स्पेस या कॉमा से अलग करना।
25. डेटा कंसोलिडेशन (Data Consolidation):
- डेटा कंसोलिडेशन का उपयोग कई वर्कशीट्स या वर्कबुक्स से डेटा को एक साथ मर्ज करने के लिए किया जाता है। यह तब उपयोगी होता है जब आप विभिन्न सोर्सेस से डेटा का सारांश तैयार करना चाहते हैं।
26. स्पार्कलाइन्स (Sparklines):
- स्पार्कलाइन्स छोटे चार्ट होते हैं, जो किसी सेल में फिट होते हैं और डेटा के रुझान (Trends) को दिखाने के लिए उपयोग किए जाते हैं।
27. गोल सीलिंग (Goal Seeking):
- गोल सीलिंग Excel का एक फीचर है, जिसका उपयोग तब किया जाता है जब आप परिणाम को जानते हैं और यह पता लगाना चाहते हैं कि उस परिणाम को पाने के लिए कौन-सा input चाहिए। यह “What-If Analysis” का हिस्सा है।
28. TREND फंक्शन:
- TREND फंक्शन डेटा पॉइंट्स के बीच का रुझान (Trend) दिखाता है और भविष्य की वैल्यूज़ का अनुमान लगाता है।
29. PROTECT SHEET (शीट की सुरक्षा):
- Excel में किसी वर्कशीट को प्रोटेक्ट किया जा सकता है, ताकि उसे बिना पासवर्ड के कोई दूसरा व्यक्ति एडिट न कर सके। इसे ‘Review’ टैब में जाकर सक्रिय किया जा सकता है।
30. नामित रेंज (Named Range):
- आप किसी रेंज को एक नाम दे सकते हैं और बाद में फॉर्मूलों में उस नाम का उपयोग कर सकते हैं। इससे बड़े डेटा सेट्स को संभालना आसान हो जाता है।
31. ARRAY फॉर्मूला:
- ARRAY फॉर्मूला एक विशेष प्रकार का फॉर्मूला है, जो कई वैल्यूज पर एक साथ काम करता है। यह एक ही समय में कई गणनाएं कर सकता है।
32. SHIFT + SPACE:
- इस शॉर्टकट से आप पूरी पंक्ति (Row) का चयन कर सकते हैं।
33. Ctrl + Space:
- इस शॉर्टकट से आप पूरी कॉलम (Column) का चयन कर सकते हैं।
34. मैक्रो (Macro) क्या होता है?
- मैक्रो एक Recorded Sequence होता है, जो MS Excel में कई कार्यों को Automate करने के लिए उपयोग किया जाता है। आप इसे VBA (Visual Basic for Applications) में बना सकते हैं।
35. डेटा टेबल्स (Data Tables):
- डेटा टेबल्स विश्लेषण के लिए उपयोग किए जाते हैं, जहां आप अलग-अलग इनपुट वैल्यूज़ के आधार पर परिणामों का आकलन कर सकते हैं।
36. टाइमिंग फंक्शन्स (NOW, TODAY):
- NOW() फंक्शन वर्तमान तारीख और समय दिखाता है, जबकि TODAY() फंक्शन केवल वर्तमान तारीख दिखाता है।
37. MS Excel में अधिकतम कॉलम और रो:
- MS Excel में 1,048,576 रो (Rows) और 16,384 कॉलम (Columns) होते हैं, जो कॉलम “A” से “XFD” तक जाते हैं।
38. TRIM फंक्शन:
- TRIM फंक्शन का उपयोग किसी सेल के टेक्स्ट से अतिरिक्त स्पेस को हटाने के लिए किया जाता है।
39. मल्टीपल शीट्स का नाम बदलना:
- Excel में वर्कशीट्स का नाम बदलने के लिए आप शीट के टैब पर राइट क्लिक करके “Rename” ऑप्शन चुन सकते हैं।
40. Pivot Chart:
Pivot Chart एक पिवट टेबल का ग्राफिकल प्रतिनिधित्व है, जो जटिल डेटा को सरल रूप में दर्शाता है।